Chez Mindky (« nous », « notre »), la protection de vos données personnelles est une priorité absolue. La présente Politique de confidentialité explique quelles informations nous collectons, comment nous les traitons et quels sont vos droits en vertu des lois applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
En utilisant notre plateforme, site web, application mobile, API ou intégrations (collectivement le « Service »), vous acceptez les pratiques décrites ci-dessous.
1. Responsable du traitement & contact
Responsable du traitement
- Société : Mindky SAS
- Siège social : 10 Rue Du Mont Ste Croix, 57600 Forbach, France
- Pays d'immatriculation : France
Contact pour les questions relatives à la vie privée
- E-mail : contact@mindky.com
- Adresse : 10 Rue Du Mont Ste Croix, 57600 Forbach, France
Vous pouvez nous contacter à tout moment pour exercer vos droits ou poser des questions sur la présente Politique.
2. Champ d'application de la présente Politique
La présente Politique s'applique à toute personne utilisant Mindky, y compris les visiteurs du site web, les utilisateurs inscrits, les administrateurs et les clients.
Elle couvre :
- L'utilisation de notre site web (www.mindky.com et sous-domaines)
- L'utilisation de notre application web et mobile
- L'accès via des API, intégrations ou extensions
- Les fonctionnalités basées sur l'IA, y compris l'ingestion et la recherche de documents
- Les outils d'analyse et d'utilisabilité (y compris SmartLook et Google Analytics)
- Le support client et les communications
3. Données que nous collectons
3.1 Données que vous fournissez directement
- Nom, prénom, nom d'affichage
- Adresse e-mail, numéro de téléphone
- Identifiants de compte (identifiant, mot de passe — stockés de manière sécurisée et hachés)
- Informations de profil (photo, préférences, paramètres)
- Contenus que vous téléversez (documents, fichiers, notes, procédures internes)
- Contacts que vous importez (le cas échéant)
- Informations de paiement (traitées par un prestataire tiers)
- Demandes de support et échanges avec notre équipe
3.2 Données techniques et métadonnées
- Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, type d'appareil
- Journaux de session, mesures d'usage, interactions (pages, clics, temps passé)
- Cookies et technologies de suivi similaires (voir Section 5)
- Identifiants d'appareil, version de l'application, journaux d'erreurs et de plantage
- Métadonnées des fichiers téléversés (ex. nom, taille, date de création)
3.3 Données provenant de services tiers
- Si vous connectez des intégrations (Google Drive, Microsoft 365, Slack, SharePoint, etc.), nous pouvons recevoir des données de compte de base (nom, e-mail, documents)
- Données provenant de prestataires d'analyse et de communication (ex. Brevo pour les campagnes e-mail)
4. Finalités et bases légales du traitement
Nous traitons les données personnelles pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir et exploiter le Service | Exécution du contrat |
| Authentifier et sécuriser votre compte | Exécution du contrat |
| Traiter les documents pour les fonctionnalités d'analyse et de recherche basées sur l'IA | Exécution du contrat / Intérêt légitime |
| Répondre aux demandes de support | Exécution du contrat |
| Envoyer des notifications liées au Service | Exécution du contrat / Obligation légale |
| Améliorer les fonctionnalités et l'expérience utilisateur | Intérêt légitime |
| Analyser l'usage et réaliser des statistiques | Intérêt légitime / Consentement (si requis) |
| Marketing et campagnes (ex. newsletters) | Consentement |
| Respecter les obligations légales (ex. fiscales, comptables) | Obligation légale |
Important : les documents téléversés sont convertis en représentations vectorielles (embeddings) pour les fonctionnalités internes de recherche et d'onboarding. Nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des modèles d'IA externes.
5. Cookies & technologies de suivi
5.1 Types de cookies utilisés
- Cookies essentiels — nécessaires à la connexion, à l'authentification et à la sécurité
- Cookies d'analyse — mesurent l'usage et les performances
- Cookies marketing — suivent les campagnes (le cas échéant)
- Outils de rejeu de session — analysent l'utilisabilité (SmartLook)
5.2 Consentement
Les cookies non essentiels (analyse, marketing) nécessitent votre consentement préalable. Vous pouvez gérer vos préférences via notre bandeau cookies ou les paramètres de votre navigateur.
5.3 Rejeu de session SmartLook
- Nous utilisons SmartLook pour enregistrer des interactions utilisateur pseudonymisées (navigation, clics) afin d'améliorer l'expérience utilisateur.
- Les contenus sensibles (documents, mots de passe, données financières) sont exclus.
- Vous pouvez vous y opposer via le bandeau cookies.
5.4 Mesure d'audience Google Analytics
- Notre site web utilise Google Analytics (Google Ireland Ltd) pour mesurer sa fréquentation et améliorer ses contenus.
- Google Analytics n'est activé qu'après votre consentement, donné via le bandeau cookies. Vous pouvez le retirer à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page.
6. Transferts internationaux
Mindky stocke et traite les données au sein de l'Union européenne. Les documents, la recherche et les modèles d'IA sont hébergés en France par Scaleway SAS.
Si des données doivent être transférées en dehors de l'EEE, nous appliquons des garanties appropriées telles que :
- Les Clauses Contractuelles Types (CCT)
- Les Règles d'Entreprise Contraignantes (BCR)
- Le consentement explicite, si aucune autre garantie ne s'applique
7. Durée de conservation des données
Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire à la fourniture du Service ou que l'exige la loi.
- Données de compte : tant que le compte est actif + 1 an après sa clôture
- Documents téléversés : conservés tant que le compte est actif, supprimés à la clôture ou sur demande
- Journaux : 6 à 24 mois
- Données marketing : jusqu'à votre désinscription, ou au maximum 3 ans d'inactivité
- Échanges avec le support : 1 à 5 ans selon les obligations légales
À l'expiration de la durée de conservation, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
8. Sécurité des données
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données, notamment :
- Chiffrement TLS en transit, chiffrement au repos (le cas échéant)
- Contrôles d'accès basés sur les rôles
- Authentification multifacteur
- Journaux d'activité et d'audit
- Redondance et sauvegardes sécurisées
- Tests de vulnérabilité et plan de réponse aux incidents
En cas de violation de données présentant un risque élevé, nous vous en informerons ainsi que la CNIL, conformément au RGPD.
9. Vos droits (RGPD)
En tant que personne concernée au sein de l'UE, vous disposez des droits suivants :
- Accès — obtenir une copie de vos données
- Rectification — corriger des données inexactes ou incomplètes
- Effacement — demander la suppression (« droit à l'oubli »)
- Limitation — restreindre le traitement dans certains cas
- Opposition — au traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à la prospection directe
- Portabilité — recevoir vos données dans un format lisible par machine
- Retrait du consentement — lorsque le traitement est fondé sur le consentement
- Réclamation — auprès de la CNIL ou de votre autorité locale de protection des données
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@mindky.com.
- Nous pouvons vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
- Nous répondrons dans un délai d'un mois (prolongeable dans les conditions prévues par la loi).
10. Protection des mineurs
Mindky n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans.
Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si de telles données sont identifiées, elles seront supprimées dans les meilleurs délais.
11. Mises à jour de la Politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité périodiquement.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou via le Service.
La date de « Dernière mise à jour » indique la dernière révision.
12. Nous contacter
Pour toute question relative à la vie privée :
- Mindky SAS
- E-mail : contact@mindky.com
- Adresse : 10 Rue Du Mont Ste Croix, 57600 Forbach, France
Une question sur vos données ?
Écrivez-nous à contact@mindky.com. Nous répondons sous un mois au plus, comme le prévoit le RGPD.